In einer Warteschlange zwischen Hunderten Menschen gequetscht anstehen oder das Freigetränke an der Bar abholen: Wir alle hatten bereits solche unschönen und schönen Erlebnisse bei Präsenzveranstaltungen. Seit 2020 mussten wir aufgrund der Corona-Pandemie auf solche Erlebnisse immer mehr verzichten und uns an Online-Veranstaltungen gewöhnen.

Wie funktionieren also Messen, Konferenzen, Seminare oder Teamevents insbesondere in Zeiten von Corona, wenn nur wenige Besuchende live vor Ort sein können? Und wie können Online-Events erweitert und möglichst interaktiv gestaltet werden? Die Lösung für all das kann das Hybrid-Event bieten. Was genau ein hybrides Event ist und worauf du achten solltest, wenn du dein nächstes Hybrid-Event planst, verraten wir dir Schritt für Schritt in diesem Artikel.

Hybrid-Event: Was ist das?

Wusstest du, dass einer Online-Befragung zufolge das Format Hybrid-Event in den kommenden Jahren doppelt so oft gebucht werden soll wie Präsenzveranstaltungen? Aber was ist überhaupt die genaue Definition für Hybrid-Events?

 

 

Hybrid-Events vereinen das Beste aus "Digital" und "Vor Ort".

Denn: Das Hybrid-Event findet an einem physischen Ort mit begrenzter Teilnehmendenzahl statt – und wird on-top live von einem theoretisch unbegrenzt großem Online-Publikum mitverfolgt. Das Publikum besteht nicht nur aus reinen Zuschauenden, denn es wird als Teil des digitalen Events gezielt in das Live-Geschehen eingebunden. Sie können mit Moderierenden und Speaker:innen interagieren, Fragen in Echtzeit stellen, an Umfragen teilnehmen und mit anderen Hybrid-Event-Teilnehmenden in Kontakt treten.

 

Grundsätzlich kennen wir Teile dieser Art der Kommunikation seit vielen Jahren aus dem Fernsehen: Bei Preisverleihungen bedanken sich nicht anwesende Preisträger über eine Liveschalte, bei Nachrichtensendungen werden Journalist:innen aus aller Welt zugeschaltet und in anderen Formaten werden Zuschauende und Fans virtuell zugeschaltet, um mit zu diskutieren. Die Eventbranche hat dieses Konzept und die Vorteile für sich erkannt und nutzt das Zusammenspiel von Teilnehmenden vor Ort und online. Doch erst im letzten Jahr haben Online-Events aufgrund der Corona-Pandemie einen regelrechten Boom erlebt, da alle Unternehmen plötzlich auf neue Lösungen angewiesen waren. Und: Selbst nach den ersten größeren Lockerungen 2021 haben sich viele Anbieter:innen entschieden, das Format beizubehalten.
Solche Online-Events können hybrid oder in Form von einem Livestream stattfinden. Was die beiden Veranstaltungsformate unterscheidet, erfährst Du im nächsten Abschnitt.

 

 

Exkurs: Livestream vs. Hybrid-Event

Viele Anbieter:innen greifen, wie oben bereits erwähnt, neben den Hybrid-Events auch auf Livestreams zurück. Worin unterschieden sich die beiden Formate?

Unter Livestreaming ist die reine Liveübertragung von Vorträgen, Präsentationen oder Interviews zu verstehen. Das sollte nicht mit einem Hybrid-Event verwechselt werden. Denn von einer hybriden Veranstaltung spricht man nämlich nur dann, wenn sowohl den Teilnehmenden vor Ort als auch online mehr geboten wird. Sie sind nicht nur Zuschauende, sondern tatsächlich Teilnehmende. Das heißt: Ein Hybrid-Event muss mehr Interaktionen und Dynamik beinhalten, um sich als solches bezeichnen zu dürfen. Im Gegensatz zum Livestream sind dir bei der Gestaltung Deines Hybrid-Events kaum Grenzen gesetzt: Du kannst die Event-Besuchenden per Video oder sogar Hologramm auf die Bühne holen oder Deine Produkte in Virtual Reality präsentieren – so gut wie alles ist möglich!

Falls Du noch mehr über das Erstellen von Livestreams wissen möchtest, klicke einfach hier.

 

Welche Event - Formate eignen sich für ein Hybrid-Event

Fast jedes Eventformat lässt sich mit Kreativität und technischem Know-how hybrid umsetzen. Hier sind einige Beispiele für umsetzbare Hybrid-Event-Formate:

1. Firmenevents

  • Versammlungen für Mitarbeitende

  • kleinere Meetings
  • Produktpräsentationen

Durch ein hybrides Event kannst du deine Mitarbeitenden und Kund:innen von überall problemlos virtuell zusammenbringen. Gestalte Dialog, Verkauf und Wissen vollkommen interaktiv!

 

2. Business-Events

  • Konferenzen,
  • Kongresse,
  • Messen,
  • Ausstellungen

Ziel sollte hier sein, Ausstellende und Besuchende weltweit zu verbinden. Wirtschaftliche Events leben nämlich nicht nur von den ausgestellten Produkten und aufwändigen Messeständen, sondern vor allem von persönlichem Kontakt. Durch eine Hybrid-Messe kannst Du Produkte, Vorträge, Diskussionen und Netzwerkevents virtuell erlebbar machen.

 

3. Kulturelle Events

  • Konzerte
  • Festivals
  • Theaterstücke
  • Gottesdienste
  • Mediale Konferenzen
  • Traditionelle Treffen
  • Kunstausstellungen

und noch viele mehr.

Kultur-Events sind sehr unterschiedlich und stammen aus den verschiedensten Bereichen. Alle können wunderbar in Hybrid-Event-Formate umgewandelt werden.

Wie kann ein Hybrid-Event-Beispiel aussehen?

Wie bereits erwähnt, gibt es sehr viele Hybrid-Event-Formate, die den meisten von uns bereits vertraut sind.

E-Sports-Turniere beweisen seit Jahren, welches Potenzial im Hybrid-Event-Format steckt. Der Mix aus digital und physisch vereint Fans aus der ganzen Welt und gibt die Möglichkeit, riesige Events zu veranstalten. Gerade bei den hybriden E-Sports-Events setzen die Veranstaltenden auf aufwändige Technik, um den Zuschauenden mehr zu bieten: Zum Beispiel besondere Wettkampf- und Effektlichter, hochauflösende LED-Videowände für eine bessere Live-Experience, eine perfektionierte Tonübertragung mit speziellen Soundeffekten und einzigartig gefertigte Tische für die Gamer:innen, Analyst:innen und Kommentator:innen.

Doch auch viele kulturelle Events mussten in den letzten Monaten pandemiebedingt in ein Online- oder Hybrid-Event transformiert werden. Ein hervorragendes Hybrid-Event-Beispiel sind die Emmy Awards 2020: Die Awardshow wurde live in Los Angeles von Jimmy Kimmel moderiert und von wenigen zusätzlichen Moderierenden vor Ort begleitet. Das restliche Publikum sowie die diversen Nominierten schalteten sich von verschiedenen Orten weltweit live dazu. Die Produzierenden schickten Kamera-Kits oder sogar Filmcrews an die Standorte der Nominierten, um die bestmögliche Qualität zu ermöglichen. Und gerade wegen des Einsatzes dieser guten Audio- und Videoausrüstung an verschiedenen Orten und der insgesamten Professionalität wurde das Hybrid-Event ein voller Erfolg.

Natürlich gibt es auch sehr viele erfolgreiche Hybrid-Event-Beispiele mit einer kleineren Zielgruppe für bestimmte Branchen oder Fachbereiche. Genau so eine Veranstaltung haben wir zum Beispiel in 2020 für die Zukunftsinitiative Rheinland-Pfalz realisiert: Im letzten Jahr musste das bereits geplante Event „TRUSTinAI“ zum Thema künstliche Intelligenz aufgrund der Corona-Pandemie in die digitale Welt übertragen werden. So hat unser Team eine Hybrid-Veranstaltung in Kaiserslautern mit Hilfe intensiver Vorbereitung, sechs Kameras, zwei Bühnen und Live-Regie realisiert. Während des zehn Stunden langen Live-Events kamen über 500 Online-Teilnehmende mit 15 Referierende aus der Politik und KI-Branche zusammen, arbeiteten in Workshops und konnten problemlos live zugeschaltet werden.

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Kontaktlose Videoproduktion: Wie funktionieren Hybrid-Events während Corona?

Seit Ihrem Beginn im Frühjahr 2020 hat die Corona-Pandemie die Eventbranche in Atem gehalten. Veranstaltungen können in solchen Zeiten nicht wie gewohnt stattfinden. Wenn nur wenige Besuchende live vor Ort sein können, bietet das

Bei der Hybrid-Event-Planung und -Organisation muss zunächst die lokale und regionale aktuelle Infektionsschutzverordnung berücksichtigt werden. Je nach Inzidenz und Region variieren die jeweiligen Bestimmungen. Grundsätzlich sind die vorgeschriebenen Hygiene- und Abstandsregeln sowie die Maskenpflicht zu beachten. Selbst bei Warteschlangen oder Menschenansammlungen sollte der Abstand gewährleistet sein. Ziel muss es auch sein, einen Überblick über die Anwesenden und Teilnehmenden zu haben, insbesondere um im Zweifelsfall Kontaktketten nachverfolgen zu können.

Der Vorteil eines hybriden Events ist hier, dass Du die Gesamtzahl deiner Teilnehmenden nicht beschränken musst und flexibel auf die Entwicklungen der Pandemie reagieren kannst. Nichtsdestotrotz sollte in den aktuellen Zeiten ein möglichst kontaktloser Ablauf gewährleistet werden.

Alle Hybrid-Event Vorteile auf einem Blick

Hybrid-Events gewinnen immer mehr an Beliebtheit. Durch die weiter gestiegene Digitalisierung der gesamten privaten und beruflichen Kommunikation hat sich die Akzeptanz des Publikums gegenüber hybriden Veranstaltungen enorm erhöht. Auch die pandemiebedingten Restriktionen, die dazu führten, dass beinahe alle Veranstaltungen in ein Online-Event umgewandelt werden mussten, spielen hier eine besondere Rolle. Insgesamt können viele Vorteile von Präsenzveranstaltungen in Dein Hybrid-Event miteingebracht werden und machen es für die Teilnehmenden lebendiger als ein klassischer Livestream.

Weitere Vorteile sind:

 

 

💲 Geringe Kosten für alle

Virtuell Teilnehmende sparen sich Reise- und Unterkunftskosten. Als Unternehmen hast Du geringere Kosten hinsichtlich der Ausstellungsflächen, Raummieten und Messehallen.

 

📈 Höhere Reichweite

Durch hybride Events kannst Du Teilnehmende von überall erreichen. Sie können vor Ort dabei sein oder sich online zuschalten. Insbesondere bei englisch-sprachigen Hybrid-Events ist Deine Teilnehmendenzahl weltweit steigerbar.
Du erreichst so deutlich mehr Personen, als wenn du dich allein auf die Präsenzvariante beschränkst.

 

♻ Umweltfreundlicher durch geringere CO2-Belastung 

Das Hybrid-Event hat eine gute CO2-Bilanz, da weniger Verkehrsmittel benötigt werden, um zur Veranstaltung zu gelangen. On top kann durch „Green IT“ kann die Umweltbelastung verringert werden.

 

⏱ Durch Zeitsparnis leichter Speaker:innen und Teilnehmer:innen leichter gewinnen

Für Teilnehmende und Speaker:innen entfällt die zeitintensive An- und Abreise. Erstere können flexibel von zu Hause oder dem Arbeitsplatz teilnehmen und sich genau die Inhalte raussuchen, die sie interessieren. Und gut gebuchte Speaker:innen hingegen sind schneller bereit und verfügbar, sich für ihren Auftritt live zuschalten zu lassen.

 

🎥 Mehr Live-Charakter als ein reiner Stream

Einerseits haben Hybrid-Events eine Vor-Ort-Komponente und sind somit zwangsläufig live. Darüber hinaus wirkt das Event durch die Interaktion und Live-Vorträge deutlich lebendiger als ein reiner Livestream, bei dem nur „gesendet“ wird.

 

🎬 Sponsor:innen profitieren von Reichweite und Evergreen-Content

Auch die Sponsor:innen und Ausstellenden deines Events profitieren von einer höheren Reichweite ihrer Botschaften. Sie haben die Möglichkeit sich live und on-demand zu präsentieren.
Vorträge und Präsentationen können parallel stattfinden und durch die Aufzeichnungen können Teilnehmende später alle Inhalte nachträglich  ansehen. Auch dies stellt einen weiteren Vorteil gegenüber einem einfachen Livestream dar.

Wie viel kosten Hybrid-Event-Technik und die richtige Software?

Um ein erfolgreiches Hybrid-Event planen und durchführen zu können, benötigst Du die richtige Technik und Software.

Welches Equipment brauchst du für ein Hybrid-Event?

  • Kameras mit mindestens 4K-Auflösung und Stative
  • Beleuchtung
  • Ansteckmikrofone für Moderierende und Hauptredner sowie Studiomikrofone für Interaktionen
  • Streaming-Software sowie eine Social-Media-Plattform oder eine eigene Website für die Videoübertragung
  • Ausreichende Internetverbindung zur Übertragung
  • Hosting-Server zum Speichern und Hosten von Videos
  • Kabel und Anschlüsse
  • Aufnahmestudio
  • Verschiedene Webcasting-Ausrüstung

Das alles ist mit hohen Anschaffungskosten verbunden. Für ein einmaliges Hybrid-Event macht es wenig Sinn, das ganze Equipment selbst zu kaufen. Eine andere Möglichkeit wäre das Mieten des Equipments, welches kostentechnisch trotzdem im vier- bis fünfstelligen Bereich liegen kann. Selbst dann ist keineswegs gewährleistet, dass alles reibungslos funktioniert.

Wrap Up: Ein professioneller Hybrid-Event-Anbieter lohnt sich

Wie wir im letzten Abschnitt bereits erläutert haben, kann die eigne Anschaffung des Equipments zu hohen Kosten führen. Außerdem ist es sehr aufwändig hinsichtlich der Organisation, Planung und Konzeption eigenständig ein Hybrid-Event zu planen und zu hosten. Selbst das vermeintlich günstigere Mieten des Equipments kann zu Fehlern führen, die kostenintensive Nachjustierung benötigen. Hier lohnt es sich für dich, wenn du dir Unterstützung  von einem professionellen Hybrid-Event-Anbieter holst. Im Idealfall triffst du auf Menschen, die langjährige Erfahrung im Bereich Hybrid-Events haben – so wie unser Team von KEMWEB! Wir bieten unseren Kund:innen seit über 20 Jahren Rundum-Service von der Beratung und Planung bis hin zur Durchführung ihrer Livestreams und Hybrid-Events.

Ob Messe, Konferenz, Seminar oder Teamevent – wir beraten dich gerne persönlich zu deinem geplanten Hybrid-Event und finden eine individuelle Lösung!

 

Hast Du noch Fragen? Wir beraten Dich gerne persönlich und finden für Dich die perfekte Hybrid-Event-Lösung! 

 

Vanessa studiert Betriebswirtschaftslehre an der Hochschule Mainz. Während ihres Praktikums bei KEMWEB entdeckte sie ihre Begeisterung für das redaktionelle Arbeiten. Ihre Schwerpunkte sind: Online & Social Media Marketing, redaktionelles Arbeiten und Projekt Management.

 

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Max Antwerpes
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Sales Manager